كيف تكتب خطة عمل؟

ن المشروعات الصغيرة بحاجة إلى خطة أعمال (Business Plan) كما هو الحال في المنظمات الكبيرة، فعندما تبدأ مشروعاً ريادياً جديداً تبدو الحاجة إلى خطة الأعمال. ويعود ذلك إلى أنّ قطاع الأعمال أصبح يتّسم بالمنافسة الشديدة ودخول المنافسين الجُدُد الذين يأتون بأساليب وطرق جديدة لا مجال للتعامل معها إلا من خلال التفكير المتعمّق والتخطيط المسبق الذي يحمي المشروع، ويزيد فرص نجاحه، وذلك بالاعتماد على التحديد الدقيق للأهداف، والموارد الضرورية، والوسائل اللازمة لبقائه ونموه. ويجب أن تكون خطة الأعمال في كل منظّمة منسجمة ومتكاملة مع رسالة الشركة ورؤيتها بعيدتي الأمد.

خطة الأعمال هي كشف مدوّن بالأهداف والموارد المتاحة والوسائل والأدوات المستخدمة من أجل تحقيق تلك الأهداف. ومن أهم متطلبات خطة الأعمال حس صاحب المشروع بأهمية التخطيط وجدواه، ودون ذلك فإن أفضل الخطط تتحول إلى مجرد وثيقة لا قيمة لها. كما أن الخطة يجب أن تكون واضحة، ومختصرة، ومنطقية قابلة للفهم، وواقعية (تناسب الأهداف مع الموارد)، وهذا يتطلب تحليل السوق واتجاهاته، والمنافسة وخصائصها، كما يتطلب القيام بالتحليل المالي من حيث المتطلبات الرأسمالية، وهيكل التمويل (حقوق الملكية والقروض).


وتتضمن خطة الأعمال العناصر الأساسية الآتية:
تحديد موجز بأهداف الخطة:


وهي ما يسعى صاحب المشروع الريادي إلى تحقيقه في الفترة القادمة (فترة الخطة). والأهداف يمكن أن تحدد بإيجاز كالآتي:

أهداف الأعمال:
جدول إدخال المنتج الجديد أو الخدمة الجديدة إلى سوق مدينة الرياض مثلا بتاريخ (1 / 6 / 2008) وفي (1 / 8 / 2008) إلى سوق مدينة جدة... إلخ.

أهداف تسويقية:
الإعلان عن المنتج الجديد أو الخدمة الجديدة، وإبراز خصائصه المتميزة، مع التركيز على الفئات المستفيدة من المنتج أو الخدمة في مدينة الرياض في الفترة الأولى، والتدرج إلى المدن الأخرى.

أهداف مالية:
تحقيق نقطة التعادل (Breakeven) خلال النصف الأول من فترة الخطة، وأن يتجاوز الربح خلال النصف الثاني من فترة الخطة معدّل الفائدة المدفوعة عن القرض بما لا يقل عن (4 %).
تقييم السوق وتحديد خطوات الدخول إليه.

تحديد الموارد اللازمة للخطة: المهارات والخبرات البشرية، التمويل الواجب استخدامه لتحقيق أهداف الخطة.

تحديد المنافع والمزايا التي يحققها المنتج الجديد أو الخدمة الجديدة للزبائن المستهدفين، وهذه المنافع والمزايا يمكن التعبير عنها للإجابة عن الأسئلة مثل:

هل المنتج يمثل فكرة جديدة تماماً؟
هل هو مختلف جزئياً عما هو موجود حالياً في السوق؟
هل المنتج أرخص من المنافسين؟
هل المنتج أكثر اعتمادية في الخصائص أو الخدمة ما بعد البيع؟
هل المنتج متاح للزبائن المحليين أفضل من المنتجات الأخرى؟

التخصيصات المالية لنشاطات الخطة الأساسية.

وضع المعايير من أجل المراجعة الدورية الإدارية والمالية للخطة.

إن تنفيذ خطة الأعمال مؤشر دال على قدرتنا على الالتزام، والعمل وفق الأهداف التي نضعها، ولنتذكر دائماً أن الخطة الناجحة تتطلب تنفيذاً ناجحاً.

دراسة جدوى للمشروع
إن دراسة الجدوى الاقتصادية (Feasibility Study) ضرورية لكل المنظمات الصغيرة والكبيرة على حدٍ سواء، لأنها تساعد على ترشيد القرار، والتعرف على الظروف التي سيواجهها المشروع، وفرص البقاء والنجاح فيها من الناحية الاقتصادية. ويمكن تعريف دراسة الجدوى بأنها الطريقة التي تحدّد إن كانت فكرة الأعمال (أو المشروع) قابلة للتحقيق أو لا، فهي تمثل الإجابة عن التساؤل الرئيسي: هل الفكرة التي سيتم تحويلها إلى مشروع جديد يمكن أن تعمل وتحقق مستوى من الربح الضروري؟ (www.teachmefinance.com).



وتتكون دراسة الجدوى من الخطوات الآتية:
الملخص التنفيذي (Executive Summary):
وهذا الملخص يتم إعداده بعد إكمال دراسة الجدوى، ويتضمن الجوانب الأساسية للدراسة المتعلقة بالهدف والمؤشرات المالية بما لا يزيد على صفحة واحدة.

المنتج/الخدمة:
وتتضمن وصف المنتج/الخدمة التي سيُقدمها المشروع، والعناصر الأساسية الضرورية في المنتج، مثل المواد الأولية، ومصادر الحصول عليها، مع وصف خطة اختبار المنتج، وتحديد الزبائن الذين يستخدمونه.

العملية/التقنية:
تتضمن المعلومات الفنية عن العملية، وتوفر التقنية من أجل التصنيع، ومراحل عملية التصنيع للوصول إلى المنتج مع توضيح مراحل هذه العملية.

السوق
يتم تقدير حجم الطلب المتوقع في السوق من خلال تحديد السوق الذي يستهدف الزبائن والمستفيدين النهائيين للمنتج، مع توضيح منافع المنتج للزبائن، إلى جانب المستفيدين الآخرين من المنتج كالمنظمات والمؤسسات.

نموذج الأعمال
وتشمل توصيف نموذج الأعمال، أي الطريقة التي فيها تولّد المنظمة عوائدها مثل: بيع المنتج، ورسوم الترخيص، ومبيعات المفرد.. الخ، إضافة إلى تحديد النتائج المالية المتوقعة عن هذا النموذج.

استراتيجية التسويق والمبيعات
وتشتمل على تحديد:

استراتيجية التسويق والمبيعات: التسويق الواسع أم التسويق لشريحة سوقية.
استراتيجية التوزيع: البيع المباشر، أو عبر البريد أو الإنترنت أو من خلال ممثلي الشركات.
استراتيجية التسعير: التسعير بالتكلفة زائد هامش الربح، أو التسعير بأقل الأسعار، أو التسعير النفسي..إلخ، بما يحقق هامش الربح المتوقع.. الخ.
متطلبات الإنتاج/العمليات
وهذه تصف كيفية التصنيع والتوصل إلى المنتج بالتكلفة التقديرية، كي يتم تحديد موقع المشروع وحجمه وظروفه، وطاقة الإنتاج المخططة، ومخازن المواد والمنتجات اللازمة.

الإدارة والأفراد
وفيها يتم وضع القوائم الخاصة بالمديرين الأساسيين، وعناوينهم وخبراتهم ومهاراتهم ومسؤولياتهم وتكاليفهم، مع تحديد الأفراد المطلوبين من حيث العدد والمؤهلات من أجل تحقيق النتائج المالية المطلوبة.

الملكية الفكرية
وتصف عناصر الملكية الفكرية للمنظمة مثل براءات الاختراع، وحق المؤلف، والعلامة التجارية للمشروع. وإذا كانت المنظمة تعمل في ظل ترخيص معين يكون من الضروري تحديد الحقوق والمسؤوليات الناجمة عن ذلك.

اللوائح القانونية والبيئية
إن المنظمة بقدر ما تتأثر بعوامل السوق فإنها تتأثر باللوائح القانونية والمطالب البيئية التي أصبحت ذات أهمية متزايدة بسبب تفاقم المشكلات البيئية. ومنها يتم توضيح الالتزام بقوانين العمل والأجور والضمان والسلامة إلى جانب الإجراءات التي تتعلق بالوقاية من التلوث والتخلص من النفايات.. الخ.

لخطة المالية للمشروع



لا بدّ للخطة المالية أن تتضمن بُعدين أساسيين، الأول يتعلق بالتكاليف المتوقعة وبنودها الأساسية، والثاني يتعلق بالعوائد المتوقعة، وفي هذين البُعدين يتم الاعتماد على التوقعات المرتبطة بالخبرة والمعرفة بالسوق، وعلى معرفة صاحب المشروع الجديد بالمنتج أو الخدمة التي يقدمها للسوق والزبائن المستهدفين. ومن أجل استكمال الخطة المالية للمشروع لا بدّ من إعداد الكشوف المالية الآتية:

كشف التدفق النقدي (Cash Flow Statement): ويلخص هذا الكشف جميع التكاليف والنفقات المتوقعة التي يتوقع أن يتحملها المشروع خلال سنة، وعادةً ما تكون قابلة لأن تُقسّم على أساس شهري.


كشف الأرباح والخسائر (Profit-Loss Statement): هو تلخيص بنتائج أعمال المشروع ليعبر عن ذلك بالفرق بين العوائد (الدخل) والتكاليف والنفقات.


الميزانية (Balance): وهي تلخص المركز المالي للمشروع في نقطة معينة من الزمن، عادةً في نهاية السنة، ويمكن إعداد ميزانية شهرية من أجل تحقيق سيطرة أفضل على أعمال المشروع.


ومن أجل تحسين إعداد الخطة المالية على أسس مالية سليمة تساهم في نجاح المشروع لا بدّ من القيام بتحليل التدفق المالي (Cash Flow Analysis)، وتحليل التعادل (Breakeven Analysis).

أولاً: تحليل التدفق النقدي:
وهو عملية تحليل حركة النقود من داخل المشروع إلى خارجه وبالعكس. والتدفق النقدي الخارج (Cash Flow-Out) يمثّل بالتكاليف أو النفقات الضرورية لعمل المشروع مثل دفع الإيجار، ومشتريات المواد، وأجور العاملين. في حين أن التدفق النقدي الداخل (Cash Flow-In) يمثل الدخل أو العوائد الناتجة عن المبيعات المتحققة أو المتوقعة.


ويجب أن نعرف أن التدفق النقدي لا يُمثل الربح، لأن الربح هو الفرق بين التدفق النقدي الداخل والتدفق النقدي الخارج. فقد يواجه المشروع مشكلة تدفق نقدي حتى عندما تكون أعماله مربحة، وذلك عندما يكون تسديد المبيعات في وقت متأخر عن موعد تسديد إلتزامات المشروع للآخرين.

دورة التدفق النقدي هي حركة الأموال التي تبدأ بشراء المنظمة لاحتياجاتها فيكون التدفق النقدي الخارج لدفع تكلفة المشتريات، وتستمر الدورة في العمليات حتى تصل إلى المرحلة الأخيرة عندما تبدأ المنظمة بالبيع ومن ثم جمع قيمة مبيعاتها (العوائد). وفي تحليل التدفق النقدي يجب مراعاة ما يأتي:

يجب أن تكون دورة التدفق النقدي طويلة، أي أن مشترياتك (التكاليف) يجب أن تغطى بسرعة من خلال المبيعات (العوائد).

يتم تسديد المشتريات في مواعيد مناسبة ترتبط بمواعيد استلام العوائد. إن بعض المشروعات قد تكون ذات وضع مالي جيّد، ولكنها تواجه مشكلة السيولة (نقص النقد في الصندوق أو اليد لتسديد الالتزامات) لأن التزاماتها المالية للغير لا تتلاءم مع استلام قيمة المبيعات (العوائد) من قبل المنظمة.

أن يكون التدفق الداخلي (العوائد) أكبر من التدفق الخارجي بما يحقق هامش الربح الملائم، فالربح يساوي الفرق بين العوائد والتكاليف أي: الربح = العوائد – التكاليف

ضرورة وضع توقعات بالتدفق النقدي الخارج والتدفق النقدي الداخل؛ من أجل توجيه جميع الجهود والنشاطات المختلفة لتحقيق هذه التوقعات، أي أن:

مسؤول المشتريات يشتري المواد المطلوبة في كل دورة تدفق نقدي.
مسؤول الإنتاج يحوّل المواد إلى منتجات نهائية في كل دورة تدفق نقدي.
مسؤول التسويق يحوّل المنتجات إلى سِلع مباعة في كل دورة تدفق نقدي.
مسؤول المالية يحوّل المبيعات إلى عوائد تغطي التكاليف وهامش ربح مناسب.

إن تحليل التدفق النقدي يمكن أن يتم على أساس شهري، والقائمة الآتية يمكن استخدامها في إجراء التحليل للشهر الأول من السنة ومن ثم تكرار ذلك للأشهر الأخرى من السنة.

تحليل تدفق الأموال للشهر الأول:


Source: B.Weltman and J.Silberman (2006): Small Business Survival Book, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey, p76.



ثانياً: تحليل التعادل


تُعرّف نقطة التعادل بأنها ذلك الحجم من المبيعات الذي تتساوى عنده العوائد مع التكاليف، أي أن الربح يساوي صفراً. ويمكن كتابة ذلك بالصيغة الآتية:
الربح الكلي = العوائد الكلية – التكاليف الكلية = صفر


ولاحتساب نقطة التعادل يجب تحديد ما يأتي:

التكلفة الثابتة (Fixed Cost): هي التكلفة التي يتم تحملها بشكل ثابت مثل الإيجاز السنوي، استهلاك الآلة (انخفاض قيمة الآلة جراء استخدامها لمدة سنة) وغيرها.

التكلفة
المتغيرة للوِحدة من السلعة التي يتم إنتاجها وبيعها.

سعر الوحدة من السلعة.


وتحسب نقطة التعادل بقسمة التكلفة الثابتة على هامش المساهمة (Contribution Margin)، إذ إن هامش المساهمة هو: سعر الوحدة ناقص التكلفة المتغيرة للوحدة. ويمكن التعبير عن ذلك وفق الصيغة الآتية:




والمثال البسيط الأتي يوضح كيفية احتساب نقطة التعادل:

تقوم إحدى الورش بدراسة شراء آلة جديدة لإنتاج حلقات معدنية، وبعد إجراء الحسابات السريعة توافرت البيانات التالية:


التكلفة الثابتة للآلة والتأسيسات = 2000 ريال
التكلفة المتغيرة للوحدة = 3 ريالات
سعر الوحدة من السلعة = 5 ريالات

فما هي نقطة التعادل ؟ وما تفسير ذلك ؟

للإجابة نقوم باحتساب هامش المساهمة (سعر الوحدة – التكلفة المتغيرة للوحدة):

هامش المساهمة = 5 – 3 = 2 (ريالان)


احتساب نقطة التعادل:

التفسير: إن نقطة التعادل أي الرقم (1000) يعني أن الورشة إذا أنتجت وباعت أقل من (1000) وحدة فإنها ستتحمل خسارة. أما إذا أنتجت وباعت (1000) وحدة فأنها ستغطي التكاليف التي تحملتها فقط دون تحقيق أي ربح، لذا من الأفضل عدم القيام بهذا العمل. أما إذا أنتجت وباعت أكثر من (1000) وحدة فهذا يعني أنها تحقق ربحاً بمقدار الفرق بين نقطة التعادل (1000) وما أنتجت وباعت.

يمكن التعبير عن ذلك بالطريقة البيانية (انظر الشكل أدناه).

كيف تعد خطة التسويق؟
إن خطة التسويق جزء أساسي من خطة الأعمال، والتي تتعلق بتحليل السوق والمبيعات والمزيج التسويقي للمشروع الريادي. وتُعرف خطة التسويق بأنها وصف مكتوب للأهداف المطلوب تحقيقها في السوق المرتبطة بالمنتج (أو الخدمة) المراد تسويقها، والموارد المستخدمة لتحقيق ذلك من خلال العمليات التسويقية، فهي وثيقة مكتوبة تتضمن النشاطات الضرورية لتحقيق واحد أو أكثر من الأهداف التسويقية. وتشتمل خطة التسويق عادةً على مكونات أساسية هي: التحليل البيئي، واستراتيجية التسويق (في حالة المشروعات الصغيرة تحلّ محلّها الأهداف التسويقية)، والمبيعات المتوقعة، وأخيراً موازنة نفقات التسويق.

وخطة التسويق يمكن وضعها بشكل تفصيلي وهذه تتضمن المكونات الآتية:
تحليل المشروع (الريادي)، وهذا التحليل يتطلب تحديد العوامل التالية:

الأهداف المطلوب تحقيقها.
التركيز (Focus).
نقاط القوة.
نقاط الضعف.
تحليل الزبون، ويتضمن تحديد ما يأتي:

عدد الزبائن المتوقع.
نوع الزبون (شريحة سوقية أو سوق عام).
محركات القيمة (Value Drivers): الحاجات الأساسية، التفاخر.
عملية قرار الشراء.
تحليل المنافس، ويتضمن تحديد ما يأتي:
المركز السوقي المتوقع بالعلاقة مع المنافسين.
الفرص والتهديدات بالعلاقة مع المنافسين.
الحصص السوقية.
تحليل عوامل البيئة الخارجية، ويسمى تحليل (PEST) أي تحليل:

العوامل السياسية والقانونية (Political-Legal).
العوامل الاقتصادية (Economic).
العوامل الاجتماعية (Social).
العوامل التكنولوجية (Technological).

في ضوء هذه التحليلات يتم تحديد قرارات المزيج التسويقي:

أولا: المنتج:
إن قرارات المنتج يجب أن تراعي مزايا المنتج وتحقيق رافعته التشغيلية (Operational Leverage). وهذه القرارات يجب أن تركز على:
إبراز الاسم التجاري الذي يسوق به المنتج.

الجودة التي تلائم الشريحة السوقية التي يستهدفها المنتج.

نطاق خط المنتج: مدى التنوع في المنتج أو المنتجات التي يتم تسويقها.

الضمان الذي يتمتع به المنتج عند البيع للزبون.

التغليف الذي يقدم به المنتج.

ثانيا: السعر:


إن قرارات التسعير تهتم بالحجم المتوقع لسوق المنتج (الحجم الواسع يتطلب سعرا أدنى مثلا). وأن هذه القرارات يحب أن تراعي:
قائمة الأسعار

الحسومات (Discounts) التي يمكن أن تقدم (كالحسم النقدي أو التجاري أو حسم الكمية).

حزم المبيعات

شروط تسديد المبيعات وآماد الدفع

خيارات التأجير


ثالثا: التوزيع

وتتضمن خيارات التوزيع ما يأتي:
قنوات التوزيع المختارة: البيع المباشر، مبيعات التجزئة، الموزعون والوسطاء.

تحفيز القنوات مثل هامش الموزع (Dealer Margin).

معايير تقييم الموزعين.

مواقع الموزعين وانتشارهم.


رابعا: الترويج

وتتضمن ما يأتي:
برنامج الإعلان: ما مدى الإعلان، وما هي الوسيلة أو الوسائل المستخدمة فيه.

العلاقات العامة.

برامج الترويج: مثل الإضافات، والهدايا، والبيع بالخصم، والبيع بالقسائم ...إلخ.

النتائج المتوقعة لبرامج الترويج (بما في ذلك النتائج المالية، واحتساب نقطة التعادل لبرنامج الترويج إجمالا، ولأي نشاط من نشاطاته).